Notfallkoffer für Unternehmer Teil 2

Notfallkoffer für Unternehmer Teil 2



IV. Handlungsfähigkeit

Achten Sie rechtzeitig darauf, dass Ihr Unternehmen für den Fall, dass Sie selbst nicht zur Verfügung stehen, handlungsfähig bleibt. Ihre im Unternehmen tätigen Angehörigen und Mitarbeiter vermögen vielleicht für eine gewisse Zeit etliche Tätigkeiten auch ohne unmittelbare fachliche Leitung durch den Erblasser zu erbringen.
Besonders bei zulassungsbeschränkten Berufen (Rechtsanwälte, Steuerberater, Ingenieurberufe) ergeben sich jedoch berufsrechtliche und versicherungsrechtliche Problematiken. Es sollte daher stets ein fähiger Kooperationspartner als Berufsträger aushelfen können, der das Unternehmen zumindest vorübergehend im Notfall leiten kann und auch will.

Hinweis: Fehlt die fachliche Leitung durch einen Berufsträger, greift in der Regel keine Betriebshaftpflichtversicherung. Bei einem Todesfall kann die Versicherung den Vertrag gegebenenfalls. „einfach so“ kündigen.
Wichtig ist auch die Erteilung von ausreichenden Vollmachten (Bankvollmachten, Handlungs-/Vertretungsvollmachten). Betriebsinhaber neigen gerne dazu, für die Bankkonten im betrieblichen Bereich keine postmortalen Vollmachten zu erteilen. Im Todesfall haben die Angehörigen dann u. U. ein erhebliches Liquiditätsproblem, da der Zugriff auf die Firmenkonten/Privatkonten oft ausgeschlossen ist, bis ein Erbschein erteilt wurde; und bis dieser erteilt wird, vergehen – selbst wenn es keine Verzögerungen gibt – einige Wochen.

Wichtig: Es muss auf eine stets verfügbare ausreichende Liquidität geachtet werden. Im betrieblichen und privaten Bereich sollte eine Bar-Reserve vorgehalten werden, mit der mindestens 1-2 Kalendermonate ohne Zahlungseingang überbrückt werden können. Denken Sie auch an etwaige Steuerrückstände.

Der Vertretungsberechtigte muss auch mit den nötigen Zugangsdaten (physikalische Schlüssel, digitale Zugänge wie E-Mail-Kennwörter, PIN/TAN für Banken) ausgestattet werden.
Daneben ist eine Mindest-Dokumentation bereitzustellen. Die wichtigsten Betriebsabläufe sollten dokumentiert sein (u. a. Rezepturen, Betriebsabläufe/Verfahrensabläufe, Projektstände) und wichtige Verträge (u. a. Versicherungspolicen, Gesellschaftsverträge, Kredite, Kunden-/Lieferantenverträge) zugriffsbereit hinterlegt werden.

V. Absicherung des Privatbereichs

Im privaten Bereich sollte frühzeitig über sensible Dinge gesprochen werden. Dazu gehören Regelungen zur Altersvorsorge, Pflege, Folgen einer etwaigen Scheidung/Trennung, Erbfolge und Tod.
Auch der Nachlass sollte sehr frühzeitig geregelt werden. Machen Sie sich Gedanken zu Erbeinsetzung/Enterbung, und zu Auflagen/Vermächtnissen oder Teilungsanordnungen. Denken Sie an die Möglichkeiten von Pflichtteilsbeschränkungen und die Einrichtung einer Testamentsvollstreckung.
Gerne sprechen wir mit Ihnen diese Punkte im Detail durch und überlegen zusammen mit Ihnen, welche Lösung für Sie in Frage kommt.

Wichtig: Erwägen Sie den Abschluss eines Ehevertrags. Selbst wenn ein Ehegatte nicht der Eigentümer einer Immobilie, oder Mitinhaber einer Firma/Firmenbeteiligung ist, besitzt der Ehegatte (beim gesetzlichen Güterstand ohne Ehevertrag) bei einer Scheidung immer einen Anspruch auf den Ausgleich des in der Ehe erzielten Wertzuwachses. Dies führt nicht selten zu erheblichen Belastungen für ein vorhandenes Unternehmen, denn nicht immer sind ausreichend liquide Mittel vorhanden, um den geschiedenen Ehepartner auszuzahlen.

Berücksichtigen Sie auch Ihre persönliche Situation und Interessen zu Lebzeiten, indem Sie eine Vorsorgevollmacht/Betreuungsverfügung und gegebenenfalls eine Patientenverfügung errichten.
Tipp: Die Familie abgesichert zu wissen, ist für viele Unternehmer einer der wesentlichen Wünsche. Berechnen Sie hierfür den monatlichen finanziellen Bedarf, den Ihre Familie für den Fall benötigt, dass Sie versterben. Hierzu hat es sich bewährt, die einmaligen/regelmäßigen Einnahmen den einmaligen/regelmäßigen Ausgaben gegenüberstellen. So lässt sich leicht die vorübergehende und dauerhafte eventuell entstehende Versorgungslücke ermitteln und sinnvolle Maßnahmen ergreifen um diese Lücken zu schließen. – Gerne helfen wir Ihnen bei der individuellen Vorsorge im Privatbereich.

VI. Checklisten – Inhalt des Notfallkoffers

Damit Sie eine schnelle Übersicht für den Mindestinhalt eines typischen Notfallkoffers erhalten, haben wir für Sie Checklisten für den betrieblichen und privaten Bereich vorbereitet.
Checkliste für den privaten Notfallkoffer
·       Gibt es ausreichende Kontovollmachten?
·       Gibt es Regelungsbedarf bei Patientenverfügung/ Vorsorgevollmacht?
·       Gibt es eine ausreichende Absicherung gegen Invalidität/lange Krankheit?
·       Ist eine ausreichende Altersvorsorge (auch für die Angehörigen) vorhanden?
·       Gibt es Steuerrückstände?
·       Gibt es offene Rechnungen, die ausgeglichen werden müssen?
·       Wurde die gewünschte Erbfolge fixiert (Testament/ Erbvertrag) und kann die gewünschte Erbfolge im Erbfall finanziert werden? Soll eine Testamentsvollstreckung angeordnet werden?
·       Wurde das Testament mit dem Gesellschaftsvertrag abgestimmt?
·       Gibt es einen Ehevertrag? Welche Auswirkungen hätte eine Scheidung?
·       Übersicht zum Vermögen (Grundstücke, Sammlungen) Versicherungen und zu den wesentlichen Verträgen (Kaufverträge, Leasing, Mietverträge).
·       Übersicht zu Bankverbindungen, Wertpapierdepots, Schließfächern, Sparkonten, Sparbücher, Darlehen (aufgenommene oder gewährte), Vermögen im Ausland
·       Übersicht zu Verträgen/Urkunden, Versicherungen/ Steuern.
·       Übersicht zu regelmäßigen Einkünfte/ Ausgaben.
·       Übersicht zu Mitgliedschaften (Verbände etc.).


·       Übersicht mit Adressdaten zu Beratern/Vertrauenspersonen.
·       Übersicht mit Adressdaten zu Verwandten/ Freunden/ Bekannten.
Checkliste für den betrieblichen Notfallkoffer
·       Übersicht zu den Zugangsdaten (Logins für E-Mail-Fächer, Internetseiten, sonstige Zugangsberechtigungen/ Passwörter, PIN/ TAN-Verwaltung für Konten).
·       Übersicht zu physikalischen Schlüsseln (Gebäude, Maschinen, PKWs).
·       Ist der Wiederanlauf der EDV für den Fall eines Datenverlustes oder Stromausfalls sichergestellt?
·       Gibt es ein Betriebshandbuch mit Beschreibung der wichtigsten Betriebsabläufe (EDV, Produktionsablauf)?
·       Übersicht zu Rezepturen, Patenten und Projektstati.
·       Sind wesentliche Daten vor Veränderungen und Verlust geschützt? Gibt es Notfalllösungen für den Fall, dass Daten manipuliert werden oder verloren gehen?
·       Gibt es Notfalllösungen für Stromausfälle, Telefon/ Internetausfall?
·       Können einzelne Daten/Akten organisatorisches Alleinwissen des Betriebes oder einzelner Personen sein? Gibt es Spezialwissen (von Mitarbeitern), das für den Fortbestand des Betriebs unbedingt gesichert werden muss?
·       Besteht eine Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten/ Dienstleistern?
·       Übersicht zu Softwarelizenzen, Betriebsausstattung.
·       Übersicht zum Firmenvermögen (Bankverbindungen, Anlagevermögen, Darlehen, Grundstücke, Jahresabschlüsse etc.), Versicherungen und zu den wesentlichen Verträgen (Gesellschaftsverträge, Kaufverträge, Leasing, Mietverträge, Kunden/ Lieferantenverträge).
·       Übersicht zu Vollmachten (Handlungsvollmacht/ Kontovollmacht, Vertretungsregelungen), Handelsregisterauszüge, Geschäftsführungsordnungen.
·       Übersicht mit Adressdaten zu den Gesellschaftern/ Beiräten, Beratern, sonstige Vertrauten.
·       Übersicht mit Adressdaten der zentralen Ansprechpartner bei Kunden/ Lieferanten mit detaillierter Beschreibung zur Kunden- / Lieferantenbeziehung.
Rechtsstand: 01.02.2017
Alle Informationen und Angaben in diesem Post habe ich nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen.


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